Xerox SmartSend Användarguide

SMARTsend

Användarhandbok

1

Xerox

®

SMARTsend

®

version 3

Användarhandbok

juli 2009

SMARTsend

Användarhandbok

2

®

, Document

Centre, WorkCentre

®

Pro, DocuShare

®

, FlowPort

®

, PaperWare och SMARTsend är varumärken som tillhör eller har licensierats till Xerox

Corporation i USA och/eller andra länder.

DataGlyph

®

är ett varumärke som tillhör Palo Alto Research Center, Inc. Adobe och Acrobat är registrerade varumärken som tillhör

Adobe Systems, Incorporated. IBM, Lotus, Domino och Domino.Doc är registrerade varumärken som tillhör IBM Corporation.

NetWare är ett registrerat varumärke som tillhör Novell, Inc. Flash är ett varumärke som tillhör Macromedia, Inc. Microsoft, Microsoft

Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000,

SharePoint och Internet Information Services (IIS) är registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Netscape Navigator

är ett registrerat varumärke som tillhör Netscape Communications Corporation. WordPerfect är ett registrerat varumärke som tillhör

Corel Corporation. WorkSite är ett varumärke som tillhör Interwoven, Inc. Hummingbird DM är ett varumärke som tillhör

Hummingbird, Ltd. Documentum är ett registrerat varumärke som tillhör EMC Corporation. LiveLink är ett registrerat varumärke som

tillhör Open Text Corporation. FileNet

®

är ett registrerat varumärke som tillhör FileNet Corporation i USA och/eller andra länder.

Xerox PDF Reader tillhandahålls av Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" är ett varumärke som tillhör

Aspose Pty Ltd.

Dokumentversion: juli 2009

SMARTsend

Användarhandbok

3

Innehållsförteckning

1 Välkommen till SMARTsend

Vad ingår i den här versionen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Vad är nytt i den här versionen?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

SMARTsend - översikt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

SMARTsend - dokumentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Installations- och administrationshandbok för SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

SMARTsend Användarhandbok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Hjälp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Snabbguider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Readme.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Kundtjänst. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Telefonsupport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Internetsupport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2 Webbplatsöversikt

Komma åt användarhemsidan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Om användarhemsidan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Komma igång. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

E-postadress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Skapa en PaperWare-försättssida för Avläs till min e-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Arbetsflöden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Mina uppgifter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Lägga till en ny uppgift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Hantera mina uppgifter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Anpassningsalternativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

E-postadress för jobbekräftelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Webbplatspreferenser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Hantera mina dokumentattributprofiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21

Gör PaperWares blankettinställningar personliga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3 Distributionsarbetsflöden

Arbetsflöden - översikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Workflow Explorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Arbetsflödesuppgifter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Arbetsflödesvyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Arbetsflödesdetaljer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Lägga till ett distributionsarbetsflöde. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Skapa ett nytt distributionsarbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Skapa ett arbetsflöde från ett befintligt arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Redigera ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Innehållsförteckning

SMARTsend

Användarhandbok

4

Ta bort ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Dokumentdestinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Lägga till destinationer i/ta bortdestinationer från ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Lägga till nya destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Redigera destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Ta bort destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Hantera destinationsuppgifter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Destinationsegenskaper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Dokumentnamn och dokumenttyp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Dokumentnamn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Dokumenttyp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

Dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Profiler för dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Fält för dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Attributegenskaper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Attributmappning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Spara arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Jobbekräftelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Arbetsflödesåtkomst . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Arbetsflöden - sammanfattning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Arbetsflödets namn och beskrivning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Publiceringsalternativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Skapa undermappar vid behov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Scenarior . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Scenario 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Scenario 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Scenariotabell. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Bilaga A: Skapa ett exempelarbetsflöde som använder en nätverksmapp . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Bilaga B: Skapa ett exempelarbetsflöde för e-post. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77

Bilaga C: Ange ett eget objekt i ett SMARTsend-arbetsflöde. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Bilaga D: Ange en LiveLink-kategori i ett SMARTsend-arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

4 Publicera arbetsflöden

Publicering – översikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Enhetens avläsningsmallar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

PaperWare-försättssidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Publicera ett arbetsflöde till en Xerox-flerfunktionsenhet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Publiceringsinställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Avläsningsprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Anpassa avläsningsprofiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Publicera till en PaperWare-försättssida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Använda en PaperWare-försättssida för Internetfax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Publiceringsinställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Destinationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Innehållsförteckning

SMARTsend

Användarhandbok

5

Skanningsinställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Visa publikationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Publikationsdetaljer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Lägga till eller ta bort enheter från en publikation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Ta bort arbetsflödespublikationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Ta bort enskilda publikationer i ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Ta bort alla publikationer i ett arbetsflöde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Skriva ut dokument från ett dokumentarkiv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

5 Hur du avläser

Före avläsning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Hur publicering påverkar avläsning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Avläsa med en enhetsavläsningsmall . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Avläsa med PaperWare-försättssidor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Arbetsflöden med redigerbara dokumentattribut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Anpassade PaperWare-avläsningsinställningar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Hämta försättssidan på nytt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Avläsa dokument till ett dokumentarkiv. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Vanliga problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110

Sakregister

Innehållsförteckning

SMARTsend

Användarhandbok

6

SMARTsend

Användarhandbok

7

1

Välkommen till

SMARTsend

I detta kapitel beskrivs funktionerna och egenskaperna i programmet Xerox SMARTsend samt de

supporttjänster som är tillgängliga via programdokumentationen och Xerox Kundtjänst.

Avsnitt i kapitlet:

• Vad ingår i den här versionen? på sidan 8

• Vad är nytt i den här versionen? på sidan 10

• SMARTsend - översikt på sidan 11

• SMARTsend - dokumentation på sidan 12

• Kundtjänst på sidan 14

Välkommen till SMARTsend

SMARTsend

Användarhandbok

8

Vad ingår i den här versionen?

SMARTsend finns i versionerna Standard och Professional Edition.

Funktioner som finns i alla versioner

• Funktioner för att skapa arbetsflöden som definierar konvertering och överföring av

pappersbaserade dokument från Xerox-flerfunktionsenheter till följande destinationer:

•DocuShare-server

•E-postadress

•FTP-plats

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

• Nätverksmapp

•Fjärrskrivare

• Anslutning till externt program

• Funktioner för publicering och hantering av arbetsflöden

• Verktyg för säkerhetskopiering och återställning - spara SMARTsend-arbetsflöden,

användaruppgifter, egna inställningar, enhetskonfigurationer och allmänna inställningar.

• Reparera alla enheter

• Importenhet för mall – importera mallar från CentreWares nätverksavläsningstjänster till

SMARTsend.

• Jobbhistorikexportör – skapa en textfil för jobbhistorik för analys och rapportering.

Funktioner i Standard och Professional Edition

Förutom till de destinationer som är gemensamma för alla versioner, kan pappersbaserade dokument

konverteras och överföras till följande destinationer:

• Webbplats

• Netware-mapp

• Webbmapp för Microsoft Exchange 2000

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

Välkommen till SMARTsend

SMARTsend

Användarhandbok

9

Optiska komponenter för Standard och Professional Edition

• Destinationsstöd för Documentum version 5.2

• Destinationsstöd för Hummingbird version 5.1.0.5

• Destinationsstöd för Interwoven WorkSite version 8

• Stöd för destinationen LiveLink version 9.5.0

• Stöd för destinationen TRIM Context Server 6.0

Välkommen till SMARTsend

SMARTsend

Användarhandbok

10

Vad är nytt i den här versionen?

• SMARTsend kan installeras och användas på datorer med Windows Vista.

• Installationsguiden till SMARTsend har utökats med en ny skärm för språkval, en bekräftelse av

tillverkningsnummer, användarinställningar samt en förloppsindikator längst ned i varje fönster.

• I slutet av konfigureringen under installationen kan administratören välja att starta

återställningsverktyget för att importera en säkerhetsdatabas som en del av uppgraderingen.

• Administratörer kan förinstallera programmet SQL Server 2005 eller SQL Server 2005 Express, eller

installera SQL Server 2005 Express i samband med konfigureringen under installationen av

SMARTsend.

• Vid uppgradering kan användaren välja att uppgradera från V1x eller V2x till V3x, eller från V3x till

3x.

• Via Start-menyn kan användaren visa och välja dokumentation på alla installerade språk.

• SMARTsend kan hantera filformaten linjär PDF, säker (krypterad) PDF och XPS. Användaren kan

kryptera PDF-filer innan de distribueras via arbetsflödet.

• Verktyget Reparera alla enheter har lagts till på Start-menyn så att det är möjligt att ändra

enhetsinställningar och återskapa mallar.

• För att ge snabbare resultat och enklare användning har fönstret Workflow Explorer omarbetats,

bland annat fönstren för användarpublikationer, administratörsarbetsflöden, publikationer och

hantering av uppgifter.

• Också administratörer, inte bara arbetsflödets upphovsman, kan redigera arbetsflöden.

• Det finns en länk till enhetens webbgränssnitt i avsnittet Xerox Manage Devices i fönstret

Administration.

• I avsnittet med inställningar av Scan to Home lagras det senaste publiceringsalternativet som har

valts under det aktuella arbetspasset.

• I avsnittet med inställningar av Scan to Home kan publiceringsmallarna delas med andra och

administratören kan välja suffix till dokumenten.

• Sidan Avancerade inställningar har lagts till i fönstret Administration window så att användarna

vid behov enkelt kan ändra inställningarna för proxyserver.

• För att det ska vara enklare för användaren att hitta och välja en enhet vid publicering av ett

arbetsflöde till en flerfunktionsenhet, har mer specifik information om enheten lagts till, liksom

möjligheten att söka ifiltrera i listan med enheter.

• Stöd för tillvakskomponenten för trimning har lagts till i den här versionen.

• Det finns stöd för nya skrivare, bland annat WorkCentre 7655/7665/7675,

5632/5638/5645/5655/5675/5687, 7328/7335/7345 och WorkCentre 4150s/4150x/4150xf.

• Användarna kan skapa arbetsflöden med makron i filnamnet med hjälp av

dokumenthanteringsfältet i enhetens användargränssnitt.

• I den här versionen finns det inget stöd för Xerox TrueMatch (tillval), som gjorde det möjligt för

användare att skapa sökarbetsflöden för att hitta dokument i nätverket.

Välkommen till SMARTsend

SMARTsend

Användarhandbok

11

SMARTsend - översikt

SMARTsend kombinerar och förstärker flera av de kraftfulla funktionerna i två Xerox produkter –

FlowPort™ och CentreWare™ nätverksavläsningstjänster – och utgör ett integrerat program.

SMARTsend-programmet, som bygger på plattformen Microsoft .NET, fungerar med nya och äldre

avancerade flerfunktionssystem från Xerox, samt med många typer av Internetfax-enheter från Xerox

och andra tillverkare.

Med SMARTsend kan pappersdokument avläsas i fyrfärg och konverteras till olika digitalformat, bland

annat PDF, XPS, JFIF/JPEG, TIFF och flersidig TIFF. SMARTsend kan också konvertera avlästa dokument

till redigerbara filer, till exempel Excel, Word, PowerPoint eller sökbara PDF-filer. Filerna kan sedan

redigeras, ändras, sparas och delas. Det är även möjligt att kryptera PDF-filer före distribution. Med

SMARTsend kan användaren även lägga till beskrivande information (så kallade metadata) som

medföljer de avlästa dokumenten. Dessa mångsidiga funktioner gör det enkelt att kategorisera, söka i

och hämta avlästa dokument.

Webbaserat program

SMARTsend är ett webbaserat program som inte kräver ytterligare klientprogramvara. Användare kan

enkelt skapa arbetsflöden som definierar typen av avläst dokument, distributionsplatser och

distributionsprocesser, samt metoderna och enheterna som kan användas för att skicka SMARTsend-

avläsningsjobb. Arbetsflödet publiceras sedan så att det blir tillgängligt för användare som enhetens

avläsningsmallar eller som PaperWare-försättssidor (Professional Edition). Publiceringen gör det enkelt

att avläsa ett dokument och distribuera de resulterande elektroniska filerna till olika destinationer, till

exempel e-postadresser, nätverksmappar, FTP-mappar, fjärrskrivare, externa program, webbsidor,

Domino- och Domino.doc-arkiv, Microsoft SharePoint Portal Server-arkiv samt Xerox DocuShare-arkiv.

Ytterligare destinationer, till exempel avancerade dokumenthanteringsarkiv, kan läggas till som

tillvalskomponenter.

Enkelt att använda

SMARTsend är avsett att vara enkelt att använda, mångsidigt och säkert. Guider hjälper användaren

med svåra uppgifter. Beskrivande anvisningar, statusmeddelanden och hjälpinformation finns i alla

SMARTsend-skärmar. Användare kan ställa in e-post och utskrivna bekräftelserapporter,

administratörer kan skapa jobbloggar över användningen vilka sedan kan presenteras vid revision. Om

säkerheten är viktig står SMARTsend över konkurrensen med stöd för de senaste säkerhetsprotokollen

och alternativ för säker webbplatskonfigurering. Dessutom tillåter den öppna och flexibla .NET-

arkitekturen enkel integrering med andra program och erbjuder flexibilitet att utöka egenskaper och

funktioner i takt med att Xerox lanserar nya funktioner.

Välkommen till SMARTsend

SMARTsend

Användarhandbok

12

SMARTsend - dokumentation

I SMARTsend finns flera former av dokumentation, bland annat utskrivbara handböcker i Adobe

Acrobat PDF-format. Du kommer åt dokumentationen via länkarna på SMARTsends hemsidor och

länkarna i AutoRun-programmet på cd-skivan. SMARTsend-administratörer kan även öppna Readme-

filen och Installations- och administrationshandboken via Start-menyn på SMARTsend-datorn.

Om du vill visa och skriva ut handböckerna krävs Adobe Acrobat Reader. Hämta programmet från

Adobes webbplats, www.adobe.com.

Installations- och administrationshandbok för SMARTsend

I Installations- och administrationshandbok för SMARTsend finns stegvisa anvisningar om hur du

installerar och konfigurerar SMARTsend-datorn, klienter och kompatibla avläsningsenheter.

Information om hur du installerar programvaran SMARTsend Device Extensions finns i Device

Extensions Installation & Administration Guide, som du kan ladda ned från webbsidan SMARTsend

Drivers and Download på www.xerox.com.

SMARTsend Användarhandbok

SMARTsend Användarhandbok introducerar SMARTsend för nya användare. Den innehåller en översikt

över huvudsidorna och funktionerna i SMARTsend, samt stegvisa anvisningar om de viktigaste

funktionerna som användare utför med SMARTsend.

Hjälp

SMARTsend innehåller en omfattande online-hjälp om användningen av programmet, utöver

installationen och den inledande konfigureringen. På alla SMARTsend-sidor finns hjälplänkar längst

upp till höger.

Snabbguider

I SMARTsend-dokumentationen ingår följande snabbguider:

• Snabbguide för administratörer – Innehåller krav, grundläggande installationsprocedurer och

information om webbplatskonfigurering för SMARTsend-administratörer.

• Snabbguide för användare – Innehåller en grundläggande översikt och information om hur

allmänna SMARTsend-användare kommer igång.

Obs!: Snabbguide för administratörer rekommenderas inte om det är första gången

produkten installeras. Använd Installations- och administrationshandbok, där det finns

detaljerade planerings- och installationsanvisningar.

Välkommen till SMARTsend

SMARTsend

Användarhandbok

13

Readme.txt

Readme.txt innehåller information om produktstöd som inte var tillgänglig när de andra

dokumentationskomponenterna publicerades. Denna information är främst avsedd för SMARTsend-

administratörer, som kommer åt den med någon av följande metoder:

• Efter att SMARTsend har installerats:

På en Windows 2000-server klickar du på Start > Program > Xerox > SMARTsend >

Visa ReadMe.txt

- ELLER -

På en Windows XP Professional-dator eller server som kör Windows Server 2003 klickar du på

Start > Alla program > Xerox > SMARTsend > Visa ReadMe.txt.

• Sätt i cd-skivan med SMARTsend i cd-enheten. Klicka på länken för README-filen i

installationsprogrammet på cd-skivan.

• Klicka på knappen Visa Readme-filen under installationen.

Välkommen till SMARTsend

SMARTsend

Användarhandbok

14

Kundtjänst

Du kan kontakta Xerox för support, antingen via telefon eller Internet.

Telefonsupport

För ytterligare hjälp, ring Xerox för att tala med Kundtjänst. Innan du ringer bör du ta reda på

SMARTsend-serienummret, genom att klicka på länken Om i det övre högra hörnet på SMARTsend-

sidorna. Skriv numret i rutan nedan så att du alltid har det till hands. Serienumret krävs för att få

teknisk hjälp från Xerox Kundtjänst.

Telefonnumret till Xerox Kundtjänst anges nedan. Om telefonnumret för ditt land inte finns med i listan

är du välkommen att kontakta Xerox för att få numret. Skriv numret i rutan nedan om det behövs.

Internetsupport

Ytterligare tips och teknisk information är tillgänglig under länken Support och drivrutiner på Xerox

webbplats www.xerox.com. Leta rätt på produkten och gå till produktsupportresurserna. Dokumenten i

det här avsnittet innehåller information om frågor som kan kräva specialåtgärder eller specialprogram

för användning och konfigurering på den aktuella Xerox-enheten.

Xerox SMARTsend-serienummer:

Obs!: Med SMARTsend kan du administrera ett begränsat antal enheter. Du kan ta reda på

hur många enheter som kan hanteras genom att klicka på länken About (Om) på någon av

SMARTsend-sidorna och leta rätt på produktens serienummer. Den sista uppsättningen med

siffror i serienumret visar antalet enheter som stöds. Som standard har SMARTsend

Standard och Professional Editions stöd för en konfigurering med högst fem enheter och

SMARTsend.

Telefonnummer till Xerox Kundtjänst:

USA 800-821-2797

UNITED STATES (TTY)

800-855-2880

KANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)

SMARTsend

Användarhandbok

15

2

Webbplatsöversikt

I detta kapitel sammanfattas baskomponenterna för användarhemsidan. Här beskrivs

ingångspunkterna till SMARTsend-programmet och du får information som ligger till grund för senare

kapitel.

Avsnitt i kapitlet:

• Komma åt användarhemsidan på sidan 16

• Komma igång på sidan 18

• Arbetsflöden på sidan 18

• Mina uppgifter på sidan 20

• Anpassningsalternativ på sidan 21

Webbplatsöversikt

SMARTsend

Användarhandbok

16

Komma åt användarhemsidan

SMARTsend är ett webbaserat program. Användarhemsidan är den centrala åtkomstpunkten när det

gäller att skapa och komma åt arbetsflöden samt publicera arbetsflöden, hantera uppgifter och

konfigurera personliga inställningar.

Följande webbläsare stöds för närvarande:

 Microsoft Internet Explorer version 5.5 eller högre. (Internet Explorer rekommenderas för bästa

resultat.)

 Netscape version 7.2 eller högre

 Mozilla version 1.7 eller högre

 Mozilla FireFox version 1.0.6 eller högre

Så här kommer du åt användarhemsidan:

1. Öppna ett webbläsarfönster.

2. Ange följande webbadress eller adress:

http://[datornamn]/SMARTsend

där datornamn är namnet på SMARTsend-datorn. Kontakta SMARTsend-administratören om du

är osäker på datornamnet.

3. Tryck på Retur.

4. Du kan behöva ange ditt användarnamn och lösenord. Ange ditt användarnamn och lösenord för

SMARTsend och klicka på OK.

5. Välkomstskärmen i SMARTsend visas. Välj Klicka här för att starta SMARTsend.

6. Användarhemsidan visas. Tänk på att vissa av alternativen och knapparna längst ned på sidorna i

SMARTsend inte visas i alla fönster. Använd rullningslisten till höger om fönstret för att rulla längst

ned på sidorna om det behövs. Om du ändrar inställningarna på sidan måste du klicka på Spara

eller Spara som längst ned på sidan för att spara ändringarna på vissa sidor.

Obs!: Om en proxyserver används för att ansluta till Internet kan du behöva förbigå

proxyservern för att kunna ansluta till SMARTsend. Detta gör du genom att förbigå

proxyservern för alla lokala adresser eller genom att lägga till SMARTsend-datorns IP-adress

och fullständiga värdnamn i proxyserverns lista över undantag. Kontakta administratören

för detaljerade anvisningar.

Obs!: Popup-blockerare kan störa vissa SMARTsend-fönster. Popup-blockerare bör inaktiveras

för SMARTsend-webbadressen. Kontakta administratören för anvisningar om hur du

inaktiverar popup-blockeraren.

Webbplatsöversikt

SMARTsend

Användarhandbok

17

Om användarhemsidan

Användarhemsidan innehåller symboler som visar vem som är inloggad, vilken dator användaren är

inloggad på och var i programmet användaren befinner sig.

Figur 2-1: Användarhemsida (övre del)

• Navigeringssökväg – Detta område visar den aktuella sidan och sidorna som användes för att

komma till den aktuella sidan. Hem >> Workflow Explorer >> Lägg till nytt distributionsarbetsflöde

visas exempelvis när ett nytt arbetsflöde läggs till. Tänk på att texten utgör länkar till varje sida.

Klicka på länkarna för att komma till SMARTsend-sidorna i sökvägen.

• Dator-/användarnamn – Detta område visar SMARTsend-datorns namn och användaren som är

inloggad för närvarande.

Obs!: På flera av SMARTsend-sidorna kan det vara nödvändigt att rulla nedåt för att visa fler

knappar eller felmeddelanden.

Navigeringssökvä

Dator-/användarnamn

Webbplatsöversikt

SMARTsend

Användarhandbok

18

Komma igång

Den vänstra sidan, avsnittet Komma igång på användarhemsidan, anger programmets status.

Följande ikoner anger status för ett åtgärdssteg eller för programmet:

Anger att det aktuella steget inte är komplett eller att programmet inte är klart att användas.

Anger att steget kanske inte är komplett.

Anger att steget är komplett eller att programmet är klart att användas.

E-postadress

Du måste ange en e-postadress innan du kan hantera arbetsflöden och uppgifter. E-postadressen

används för e-postbekräftelser och som destination för arbetsflödet Min e-post som ingår i

SMARTsend-installationen. Skriv din e-postadress och klicka på Spara.

Skapa en PaperWare-försättssida för Avläs till min e-post

(Professional Edition)

Även om arbetsflödet Min e-post ingår i SMARTsend-installationen måste arbetsflödet publiceras

innan det kan användas. Att skapa en PaperWare-försättssida är ett sätt att publicera arbetsflödet.

Använd denna länk för att skapa en försättssida för arbetsflödet Min e-post. Se Kapitel 4, Publicera

arbetsflöden, för anvisningar om hur du publicerar arbetsflöden.

Arbetsflödet Min e-post används för att automatiskt skicka ett avläst dokument till e-postkontot som

tillhör avsändaren. Avsändaren är ägaren av PaperWare-försättssidan eller personen som är inloggad

på Xerox-flerfunktionsenheten. Om enheten kräver behörighetskontroll måste avläsningen däremot

alltid skickas till personen som är inloggad på enheten.

Arbetsflöden

Lägg till nytt arbetsflöde

Alla användare kan skapa ett nytt arbetsflöde. Länken Lägg till nytt startar en guide som hjälper dig

att definiera arbetsflödet, vilket inbegriper att definiera dokumentdestinationerna, ange

dokumentattributen och arbetsflödesinställningarna. Se Lägga till ett distributionsarbetsflöde på

sidan 3-27 för mer information om hur du lägger till arbetsflöden.

Webbplatsöversikt

SMARTsend

Användarhandbok

19

Hantera mina arbetsflöden

Denna länk startar Workflow Editor, som du kan använda för att hantera arbetsflöden och

publikationer som du har skapat. I Workflow Editor kan du granska, lägga till, redigera, ta bort och

publicera arbetsflöden samt granska och ta bort publikationer. För mer information om Workflow

Editor, se Kapitel 3, Distributionsarbetsflöden.

Visa alla arbetsflöden

Denna länk startar Workflow Explorer, som du kan använda för att granska alla gemensamma

arbetsflöden och alla privata arbetsflöden som du äger. Vilka arbetsflödesfunktioner som är

tillgängliga i den vänstra panelen beror på vilket arbetsflöde som har valts i listan i den högra panelen.

För mer information om Workflow Explorer, se Kapitel 3, Distributionsarbetsflöden.

Webbplatsöversikt

SMARTsend

Användarhandbok

20

Mina uppgifter

Avläsningsuppgifter behövs för alla avläsningsdestinationer som kräver uppgifter för att lagra och

arkivera avläsningsdokument, t.ex. DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP, NetWare-mapp,

nätverksmapp och Microsoft SharePoint. I området Mina uppgifter kan du lägga till och ändra

uppgifter (användarnamn/lösenord) för dokumentdestinationer vid avläsning.

Lägga till en ny uppgift

Du måste lägga till uppgifter för nya destinationer när du lägger till ett nytt arbetsflöde. Se Lägga till

ett distributionsarbetsflöde på sidan 3-27. Du kan också lägga till uppgifter för nya destinationer

genom att använda länken Lägg till ny uppgift på användarhemsidan. För mer information om hur du

lägger till uppgifter, se Hantera destinationsuppgifter på sidan 34.

Hantera mina uppgifter

När uppgifterna om en befintlig destination har ändrats måste de nya uppgifterna återspeglas på

SMARTsend-datorn. Annars misslyckas arbetsflödets avläsningsjobb. Du kan hantera uppgifter om

destinationer genom att använda länken Hantera mina uppgifter. Mer information om hur du ändrar

och tar bort uppgifter finns i Hantera destinationsuppgifter på sidan 34.

Sidan laddas ...

Xerox SmartSend Användarguide

Xerox SmartSend Användarguide

Relaterade papper

Andra dokument