Xerox SmartSend Användarguide

varumärke: Xerox

Modell: SmartSend

Typ: Användarguide

Arbetsflöden

I ett arbetsflöde konverteras ett avläst dokument till digitalt format och skickas sedan till olika destinationer.

I arbetsflöden ordnas och kombineras destinationer, dokumentattribut och inställningar och kan återanvändas.

Destinationer

Dokument- eller tjänstedestinationerna är de slutliga

platser dit ett dokument blir avläst. E-post, DocuShare, anslutning till

externt program, FTP-plats, nätverksmapp, Microsoft SharePoint Portal

Server 2003 och fjärrskrivare är tillgängliga destinationer som kan

konfigureras i arbetsflöden. Domino, Domino.doc, NetWare-mapp,

Microsoft SharePoint Portal Server 2001, webbmappen Microsoft

Exchange 2000 och Avläs till webbadress är tillgängliga destinationer

som kan konfigureras i arbetsflöden med Standard och Professional

Edition. Ytterligare destinationer, till exempel Documentum,

Hummingbird, Interwoven WorkSite och LiveLink, kan också läggas till

som tillvalskomponenter i Standard och Professional Edition.

Dokumentattribut

Dokumentattribut är egenskaperna (metadata) som beskriver det

avlästa dokumentet och automatiskt arkiverar data på

dokumentdestinationerna. Attributen eller fälten kan definieras i

arbetsflöden och sedan användas vid avläsning när specifik

information ska anges.

Arbetsflödesinställningar

Arbetsflödesinställningar definierar antingen allmän eller privat åtkomst och användning av ett arbetsflöde.

Inställningar för jobbekräftelse i ett arbetsflöde bestämmer hur användarna ska meddelas när jobbet är slutfört.

Publikationer

En publikation är ett publicerat arbetsflöde. Publicering innebär att arbetetsflöden blir tillgängliga för avläsning av

dokument. Följande publikationer kan skapas från arbetsflöden och användas med FreeFlow SMARTsend:

• Enhetens avläsningsmallar

Enhetens avläsningsmallar används vid avläsning från Xerox flerfunktionsenheter.

• PaperWare-försättssidor (Professional Edition)

Försättssidor används vid avläsning med Xerox flerfunktionsenheter och enheter som använder

Internetfax.

• Xerox PaperWare-inställningar (Professional Edition)

En mall som används tillsammans med PaperWare-försättssidor och som innehåller uppdaterad

avläsningsinformation. Den används för att bestämma grundinställningar för avläsning som ofta

används på den aktuella platsen.

SMARTsend är ett program som används för avläsning, konvertering och distribution av

utskrivna dokument i olika digitala format. SMARTsend Professional Edition innehåller

dessutom funktionerna PaperWare och optisk teckenigenkänning (OCR). Med PaperWare väljer

du avläsningsalternativ genom att använda en försättssida tillsammans med de avlästa

dokumenten. SMARTsend skapar elektroniska dokument i olika format som är kompatibla med

vanliga program.

SMARTsend Snabbreferens för användare

SMARTsend version 3

Utmatningstyper Filformat

PDF PDF, Linearized

PDF, endast bild

PDF, endast bild - Behåll bild från skanningskälla

PDF, säker

JFIF JPEG

XPS XPS

Enkelsidig TIFF Enkelsidig TIFF 6.0

Enkelsidig TIFF 6.0 TTN2

Flersidig TIFF Flersidig TIFF 6.0

Flersidig TIFF 6.0 TTN2

Flersidig TIFF - Behåll bild från skanningskälla

Dokumenttyp Filformat fastställs vid avläsningen

Utmatningsfiltyper med OCR (Professional Edition)

PDF, textsökning PDF med normal text

PDF med bildersättning

PDF med bild på text

PDF med bild på text - Bevara sidorientering

PDF med bild på text - Behåll bild från skanningskälla

Övrigt ASCII-text: formaterad/standard/standardEX (*.txt)

Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 (*.doc)

Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 (.xls)

Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)

Microsoft Publisher 98 (*.rtf)

Rich Text Format: Word 2000/6.0-95/97,WordPad (*.rtf)

Text, standard/smart/avskalad/vanlig/tabb-avgränsad (*.txt)

Text, kommaavgränsad (*.csv)

, CentreWare

, Document Centre, WorkCentre

Pro, DocuShare

, FlowPort

, PaperWare och SMARTsend är varumärken som tillhör eller

har licensierats till Xerox Corporation i USA och andra länder. DataGlyph

är ett varumärke som tillhör Palo Alto Research Center, Inc. Adobe och Acrobat är registrerade varumärken som tillhör Adobe Systems,

Incorporated. IBM, Lotus, Domino och Domino.Doc är registrerade varumärken som tillhör IBM Corporation. NetWare är ett registrerat varumärke som tillhör Novell, Inc. Flash är ett varumärke som tillhör Macromedia,

Inc. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint och Internet Information Services (IIS) är registrerade

varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Netscape Navigator är ett registrerat varumärke som tillhör Netscape Communications Corporation. WordPerfect är ett registrerat varumärke som tillhör Corel Corporation.

WorkSite är ett varumärke som tillhör Interwoven, Inc. Hummingbird DM är ett varumärke som tillhör Hummingbird, Ltd. Documentum är ett registrerat varumärke som tillhör EMC Corporation. LiveLink är ett registrerat

varumärke som tillhör Open Text Corporation. FileNet

är ett registrerat varumärke som tillhör FileNet Corporation i USA och/eller andra länder. Xerox PDF Reader tillhandahålls av Foxit Software Company

http://www.foxitsoftware.com

"Aspose" är ett varumärke som tillhör Aspose Pty Ltd. mars 23, 2009.

Skapa ett arbetsflöde

Du kan skapa arbetsflöden för att avläsa till olika destinationer. Nedan visas hur ett arbetsflöde

skapas.

Klicka på Lägg till nytt > Distributionsarbetsflöde... på SMARTsends hemsida eller i

Workflow Explorer.

På sidan Dokumentdestination väljer du en destinationstyp och klickar sedan på lägg

till platser (eller adresser).

Ange information som behövs för att definiera platsen och klicka sedan på OK.

Markera en eller flera kryssrutor bredvid varje önskad destination, och klicka sedan på

Nästa >> för att fortsätta.

På sidan Dokumentnamn och typ anger du dokumentets namngivningsregler och

formatet på utskriftsfilen som ska skapas. Klicka på Nästa >> för att fortsätta.

På sidan Dokumentattribut väljer du en profil eller fyller manuellt i

dokumentattributfälten (metadata), om det behövs. Klicka på Nästa >> för att

fortsätta.

På sidan Arbetsflödesinställningar konfigureras alternativ för arbetsflödesnamn,

bekräftelse och åtkomst. Klicka på Nästa >> för att fortsätta.

På sidan Arbetsflödessammanfattning väljer du publiceringsalternativ och kontrollerar

arbetsflödesinställningarna som visas på sidan. Använd knapparna på sidan för att

göra ändringar. Klicka på Slutför för att spara och/eller publicera arbetsflödet.

Publicera ett arbetsflöde

När ett arbetsflöde har skapats, måste det publicerats innan det kan användas vid

dokumentavläsning.

Markera arbetsflödet som du vill publicera i Workflow Explorer och klicka på Publicera

till Xerox flerfunktionsenhet eller Publicera en försättssida.

Om du publicerar till en Xerox-flerfunktionsenhet: Ange namn, förfallodatum, enheter,

dokumentattribut och avläsningsprofilens egenskaper och klicka på OK.

Om du publicerar en PaperWare-försättssida (Professional Edition): Ange namn,

beskrivning, förfallodatum, standarddestinationer, dokumentattribut och

avläsningsinställningar och klicka på Skapa försättssida. Spara och skriv ut

försättssidan i PDF-format.

Använda enhetens avläsningsmall

Välj en mall på Xerox-flerfunktionsenheten.

Ange eventuella dokumentattribut (om de har angetts) och avläs dokumentet.

Använda en PaperWare-försättssida (Professional Edition)

Skapa och skriv ut en PaperWare-försättssida.

Markera önskade destinationer på försättssidan.

Lägg försättssidan och dokumentet i dokumentmataren på avläsningsenheten.

Försättssidan måste vara den första sidan som blir avläst.

På Xerox-flerfunktionsenheten väljer du en PaperWare-mall, en mall för Xerox

PaperWare-inställningar eller standardmallen (om den har angetts).

Ange eventuella dokumentattribut (om de har angetts) och avläs dokumentet.

Använda Min e-post

Arbetsflödet Min_e-post installeras tillsammans med SMARTsend

och används för att automatiskt

skicka avlästa dokument till arbetsflödesavsändarens e-postadress. Först måste du publicera

arbetsflödet som enhetens avläsningsmall eller som en PaperWare-försättssida.

Logga in på Xerox-flerfunktionsenheten för att identifiera dig som användare.

Markera enhetens avläsningsmall Min_e-post och avläs dokumentet.

Avläsa på en Internetfaxenhet (Professional Edition)

Du kan avläsa på en godtycklig Internetfaxenhet med hjälp av en PaperWare-försättssida.

Publicera ett arbetsflöde som en PaperWare-försättssida. Du måste välja Internetfax

eller Internetfax från Xerox-flerfunktionsenhet som avläsningskälla.

Markera önskade destinationer på PaperWare-försättssidan.

Lägg försättssidan och dokumentet i dokumentmataren på Internetfaxenheten.

Försättssidan måste vara den första sidan som blir avläst.

Markera alternativet Internetfax, välj textläge och skriv Internetfaxadressen för

SMARTsend-datorn.

Avläs dokumentet. Dokumentet skickas som en e-postbilaga.

Xerox SmartSend Användarguide

varumärke: Xerox

Modell: SmartSend

Typ: Användarguide

Ladda ner pdf

Rapportera

Xerox SmartSend Användarguide

Xerox SmartSend Användarguide

Relaterade papper